+++update unterhalb +++ Vor gut zwei Jahren hat sich der Kreis mit seiner IT dem Kommunalen Rechenzentrum Niederrhein angeschlossen. Welche Synergieeffekte haben sich daraus ergeben?
Sehr geehrter Herr Landrat,
die Digitalisierung steht in den meisten Lebensbereichen der Bürger, aber auch in der Verwaltung im Fokus, durch Corona noch einmal besonders. Der Kreis Mettmann strebt seit vielen Jahren eine digital aufgestellte Verwaltung an und hat, zweifellos, schon einige Erfolge dahingehend erzielt.
Digitalisierung ist seit vielen Jahren ein Begriff, der Vorgang aber immer noch nicht abgeschlossen. Im Grußwort des Verbandsvorstehers Dr. Andreas Coenen heißt es: “Das KRZN bietet „seinen” 45 Anwenderverwaltungen moderne, leistungsfähige und dem Stand der Technik entsprechende Verfahrenspakete zu günstigen Preisen und Konditionen an.” [1] Diese Verfahrenspakete zu nutzen und damit die Digitalisierungsbemühungen des Kreises zu beschleunigen ist nur logisch und sollte konsequent verfolgt werden.
Der Beitritt des Kreises zum KRZN ist nun gute zwei Jahre her, in der Zeit sollte es möglich gewesen sein von den Fähigkeiten des KRZN zu profitieren und daher bitten wir um Beantwortung folgender Fragen:
- Welche Synergieeffekte haben sich durch die Nutzung des KRZN bis jetzt eingestellt bzw. sind konkret absehbar?
- Welche neuen Ideen und Ansätze für die Digitalisierung der Verwaltung hat die Zusammenarbeit mit dem KRZN bis jetzt hervorgebracht?
- Welche Impulse hat das KRZN gesetzt, bei der digitalen Kontaktnachverfolgung, bzw. digitalen Registrierung von Testergebnissen und Impfstati?
Freundliche Grüße
Gruppe Piraten
Thomas Küppers Andreas Benoit
[1] https://www.krzn.de/de/inhalt/grusswort/
Antwort der Verwaltung vom 27.5.2021:
Anfrage der Gruppe Piraten im Kreistag Mettmann vom 14.05.2021
Frage 1: Welche Synergieeffekte haben sich durch die Nutzung des KRZN bis jetzt eingestellt bzw. sind konkret absehbar?
Grundsätzlich ergeben sich diese im Rahmen der Ein-Produkt-Strategie durch die Nutzung der Standard-Anwendungen des KRZN. Mittels des eingeleiteten Migrationsgroßprojekts werden erste Synergien in größerem Umfang bereits erzielt. Im Zuge des sehr aufwendigen SAP-Einführungsprojektes wurde offenbar, dass sowohl die Einführung eines derart komplexen Verfahrens in nur einem Jahr, als auch die ständige technische Begleitung ohne
den Rechenzentrumsbeitritt kaum darstellbar wäre. Ein weiterer wichtiger verwaltungsinterner Meilenstein der Digitalisierung ist mit der Einführung eines digitalen Rechnungsworkflows XFlow erfolgreich umgesetzt worden. In diesem Kontext ist der Kreis Mettmann auch in der Lage elektronische Rechnungen zu empfangen. Zudem konnten die systemischen Möglichkeiten im Bereich der Mahnung und Vollstreckung von Forderungen deutlich ausgeweitet werden.
Mehrere Verwaltungsbereiche, die zuletzt noch ohne Softwarelösung Verwaltungsleistungen erbracht haben, konnten mit Lösungen des KRZN versorgt werden. Das Amt für Menschen mit Behinderung kann nun Leistungen der Eingliederungshilfe über das neu eingeführte Verfahren AKDN abwickeln, im Schulamt wird seit 2019 die Software JUGIS zur Beitragsverwaltung der OGATA-Angebote eingesetzt. Darüber hinaus konnten weitere Migrationsvorhaben zu Formularservern, ePay-Plattformen und verschiedenen Fachanwendungen im Straßenverkehrsamt, Ausländeramt und Rechts- und Ordnungsamt erfolgreich abgeschlossen werden.
Für das Impfzentrum konnte die Terminverwaltungssoftware TEVIS kurzfristig eingesetzt werden, ohne die eine Impfkoordination seitens des Impfzentrums nur schwerlich möglich gewesen wäre.
Für die Digitalisierung an den Schulen – WLAN-Ausbau, Ausstattung mit mobilen Endgeräten und Multifunktionstouchdisplays, Lernplattformen wie Moodle und Logineo – ergaben sich weitere erhebliche Synergieeffekte. Der Kreis Mettmann konnte hier kurzfristig auf Produkte (Moodle, Logineo) und umfangreiches Know-How des KRZN bzw. der Rahmenvertragspartner des KRZN zurückgreifen.
Positiv hervorzuheben ist das hohe Maß an zusätzlicher Flexibilität, dass die großen Rahmenverträge des KRZN dem Kreis ermöglichen. Eine zusätzliche Bestellung von 2700 Schullaptops oder die kurzfristige kostenintensive Ausstattung der Berufskollegs mit WLAN waren nur in dieser Form möglich, da Leistungen aus den KRZN-Rahmenverträgen abgerufen werden konnten.
Während das KRZN nachhaltig und mit beruhigenden Personalressourcen (das Team SAP besteht z.B. aus ca. 30 Personen gegenüber dem ehemaligen Amt für Informationstechnik des Kreises mit 2 Personen für die frühere Finanzsoftware APS) Dienstleistungen erbringt, ist auch festzustellen, dass Veränderungen, Anpassungen und individuelle Lösungen in einem Verband deutlich langsamer und nur abgestimmt erfolgen können. Dies verhindert
zwar zum einen ein Aufwachsen einer Vielzahl von nur schwer nachhaltig zu erbringenden Insellösungen ohne Skaleneffekte, hemmt aber natürlich auf der anderen Seite auch, dass situationsadäquat und kurzfristig weiterzuentwickelnde digitale Portfolio des Kreises. Im Klartext: Ein umfassendes digitales Angebot, wie das ePayment wird durch das KRZN schnell, nachhaltig und zuverlässig eingeführt und betrieben, kleinere Insel- und Einzelfalllösungen sind deutlich langsamer oder gar nicht im Portfolio des KRZN unterzubringen. Diese Erkenntnis lag allerdings auch bei der Entscheidung für das Standardportfolio des KRZN bereits vor und ist insoweit nicht neu.
Frage 2: Welche neuen Ideen und Ansätze für die Digitalisierung der Verwaltung hat die Zusammenarbeit mit dem KRZN bis jetzt hervorgebracht?
Das KRZN liefert eine Vielzahl von digitalen Lösungen und Innovationen, allerdings immer im Rahmen gesamthafter und vor allem nachhaltiger Strategien im Kontext der angebotenen Softwarelösungen, die mit Abschluss der entsprechenden Migrationsprozesse durch den Kreis Mettmann genutzt werden können. Darüber hinaus bestehen über die Facharbeitskreise und Gremienstruktur des KRZN vielfältige Austauschmöglichkeiten mit dem KRZN und anderen Kreisen und Städten zur gemeinsamen Entwicklung und Beratung von neuen Lösungen und Innovationen bei bereits bestehenden Fachanwendungen.
Wesentliche neue Digitalisierungslösungen, die bereits beim Kreis Mettmann eingesetzt werden, sind der oben erwähnte digitale Rechnungsworkflow (xFlow) und die Bezahlplattform ePay21, die für den Kreis in Kürze auch PayPal als Bezahlmöglichkeit etabliert. In Kombination mit einer Formularlösung wird es bereits sehr kurzfristig möglich
sein, erste Verwaltungsleistungen vollständig digital abzuwickeln. Ein aktuell laufendes Projekt ist die Bestellung und Bezahlung von Reitkennzeichen.
Frage 3: Welche Impulse hat das KRZN gesetzt, bei der digitalen Kontaktnachverfolgung, bzw. digitalen Registrierung von Testergebnissen und Impfstati?
Bei der Beantwortung der Frage ist zu berücksichtigen, dass der Zweckverband KRZN originär keine eigenen Softwarelösungen entwickelt. Darüber hinaus hat sich die vom Helmholtz-Zentrum für Infektionsforschung und Deutschen Zentrum für Infektionsforschung entwickelte E-Health-Software „SORMAS“ als bundesweit einheitliche Lösung etabliert.
Insofern bestand die Rolle des KRZN vorwiegend darin, die Kreisverwaltung bei der Implementierung digitaler Lösungen wie SORMAS und TEVIS (Impfzentrum) zu unterstützen. Dieser Rolle sind die Mitarbeiter_innen des KRZN nachgekommen. Zudem hat das KRZN engagiert geholfen, die Arbeitsorganisation der Kontaktnachverfolgung mit
vorhandener Software zu gewährleisten. Die TEVIS-Lösung für das Impfzentrum wurde beispielsweise in einem Pilotprojekt erstmalig im Verbandsgebiet beim Kreis Mettmann eingeführt und mittlerweile auch bei anderen Verbandsmitgliedern eingesetzt.