Beantwortung im Ausschuss für IT und digitale Verwaltungam 31.8.2015 – Thema: Tonerkosten und mögliche Einsparungen in diesem Bereich

Sehr geehrter Herr Landrat Hendele,

obwohl die Digitalisierung schnell fortschreitet, werden auch immer noch Ausdrucke /Schriftstücke auf Papier in der Verwaltung, aber auch in Schulen auf absehbare Zeit weiter eingesetzt. Studien haben ergeben, dass sich durch den Einsatz von alternativen Schriftarten gegenüber herkömmlich verwendeten – wie z.B. Arial -die Tonerkosten bis zu 30% senken lassen. Daher bittet die Gruppe PIRATEN im Kreistag um die Beantwortung folgender Fragen:

  1. In welcher Höhe entstehen dem Kreis Mettmann Tonerkosten im Jahr? Wenn eineAngabe in Teilbereichen möglich ist, bitten wir um detaillierte Ausführung
  2. Welche Schriftarten kommen üblicherweise für welche Bereiche zum Einsatz?
  3. Wie steht der Kreis Mettmann zu dem Vorschlag, auf die Verwendungtonersparender Schriftarten hinzuwirken und z.B. Garamond oder Century Gothiceinzusetzen, um langfristig Tonerkosten einzusparen?

Mit freundlichen Grüßen

Gruppe Piraten im Kreistag

Ria Garcia Thomas Küppers

Beantwortung Anfrage Tonerkosten

Fachbereich: Amt für Informationstechnik

Bearbeiter/in: Hohl, Jürgen

Datum: 22.10.2015

Az.: 16-3A

nfrage der Gruppe PIRATEN vom 07.06.2015

-Tonerkosten und mögliche Einsparungen in diesem Bereich

Sachverhaltsdarstellung: Auf die Anfrage der Gruppe PIRATEN im Kreistag vom 07.06.2015 nimmt die Verwaltung wie folgt Stellung:

Frage1: In welcher Höhe entstehen dem Kreis Mettmann Tonerkosten im Jahr? Wenn eine Angabe in Teilbereichen möglich ist, bitten wir um detaillierte Ausführung.

Antwort: Der überwiegende Teil der in der Kreisverwaltung ausgedruckten Dokumente wird durch die Verwendung von Multifunktionsgeräten abgedeckt. Diese Multifunktionsgeräte werden bei externen Anbietern angemietet. Die Abrechnung erfolgt seitengenau. Dadurch entstehen der Kreisverwaltung keine Tonerkosten. Eine Angabe in Teilbereichen nebst detaillierter Ausführung ist demnach nicht möglich. Neben der Möglichkeit, die Multifunktionsgeräte zu nutzen, besteht vereinzelt die Gelegenheit, Dokumente mit einem Arbeitsplatzdrucker auszudrucken (Bereich Arbeitsplatz lokal). Es kommen noch rund 100 Geräte dieser Art bei der Kreisverwaltung zum Einsatz. Es besteht die Absicht, zukünftig die Anzahl der Arbeitsplatzdrucker weiter zu reduzieren bzw. diese ebenfalls in die Mietverträge mit externen Anbietern zu überführen.

Frage 2: Welche Schriftarten kommen üblicherweise für welche Bereiche zum Einsatz?

Antwort: Nach den Gestaltungsrichtlinien des Kreises Mettmann -Corporate Design-vom Dezember 2002 kommen aus diversen Gründen wie Wirtschaftlichkeit, Umweltschutz und Ergonomie im täglichen Briefverkehr die „Arial Narrow“ und die „Arial“ als verbindliche Standardschriften zum Einsatz. Die „Arial Narrow“ wird für den Briefkopf (persönliche Angaben) und die Fußzeilen genutzt, die „Arial“ kommt im Anschriften-und Textfeld zum Einsatz. Die Schriftgröße im Text wird dabei auf Arial 10 bzw. 11 Punkte festgelegt, der Zeilenabstand auf 13 Punkte. Nach dieser Richtlinie ergibt sich der Einsatz der Standardschriftarten „Arial Narrow“ und „Arial“ für alle Bereiche der Kreisverwaltung. Bei allen sonstigen Veröffentlichungen/Publikationen des Kreises soll -abgesehen vom allgemeinen Briefverkehr des Hauses – die in der Logowortmarke genutzte Schriftart „Rotis“ als verbindliche Standardschrift genutzt werden.

Frage 3: Wie steht der Kreis Mettmann zu dem Vorschlag, auf die Verwendung tonersparender Schriftarten hinzuwirken und z.B. Garamond oder Century Gothic einzusetzen, um langfristig Tonerkosten einzusparen?

Antwort: Bei der überwiegenden Masse des Druckvolumens wirkt sich eine Änderung der Schriftart nicht auf die Druckkosten aus, weil der Preis pro Seite mit dem externen Dienstleister fest vereinbart ist und die Tonerkosten für den Endpreis nicht relevant sind. Im Gegensatz dazu könnte sich lediglich ein Einsparpotential für die Bereiche Arbeitsplatzdruck lokal und Arbeitsplatzdruck Netz (z.B. Spezialdrucker in den Zulassungsstellen) ergeben. Durch die zukünftig angestrebte vermehrte Reduzierung von Arbeitsplatzdruckern verringert sich allerdings der Bereich Arbeitsplatz lokal. Einhergehend damit muss ebenfalls mit einer weiteren Reduzierung des Einsparpotenzials gerechnet werden. Dem steht eine barrierefreie, sowie leser- und bürgerfreundliche Dokumentengestaltung eine Umstellung der Schriftart gegenüber. Unter Abwägung der Für und Wider ist mit der Auswahl der Schriftart „Arial“ bereits den Fragen des Umweltschutzes und der Wirtschaftlichkeit sowie den Fragen der Ergonomie im Rahmen der Festlegung von Dokumentvorlagen hinreichend Rechnung getragen worden. Fazit: Bezüglich der langfristigen Einsparung von Tonerkosten wird das Potenzial bereits heute bzw. im nächsten Jahr im Wesentlichen ausgeschöpft sein. Allerdings lassen sich stattdessen weitaus höhere Einsparungen durch ein Vermeiden von Drucken erreichen. Zusätzlich besteht die Absicht, die noch verbliebenen Arbeitsplatzdrucker in den Standardbüros künftig zu reduzieren bzw. diese in die Mietverträge mit externen Anbietern zu überführen und die Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung zu forcieren, so wie auch bei der elektronischen Gremienarbeit im Kreistag. Umgesetzt wurde dies beispielsweise durch eine elektronische Unterstützung der Vergabeprozesse und die elektronische Bearbeitung von Urlaubsanträgen von Beschäftigten. Der Kreis Mettmann verwendet die für den jeweiligen Einsatzzweck am besten geeigneten Schriftarten. Fragen des Umweltschutzes und der Wirtschaftlichkeit sind neben Fragen der Ergonomie bei der Auswahl im Rahmen der Festlegung von Dokumentvorlagen bereits berücksichtigt worden. Hierbei wird insbesondere die Umstellung der Benutzung einer nicht serifenfreien Schriftart wie „Garamond“ vor dem Hintergrund einer barrierefreien sowie leser- und bürgerfreundlichen Dokumentengestaltung als problematisch bewertet